Come adattare la travel policy alle abitudini dei business travellers
Le trasferte di lavoro rappresentano una componente fondamentale per molte aziende, permettendo di espandere le opportunità di business e di consolidare relazioni con clienti e partner. Tuttavia, le policy di viaggio aziendali devono essere attentamente progettate e adattate alle esigenze dei dipendenti, sicuramente per raggiungere gli obiettivi di business, ma anche per aumentare il benessere e l’engagement del personale. Ma allora le aziende come dovrebbero adattare la travel policy alle abitudini dei business travellers?
Come conoscere le abitudini dei business travellers
Affinare la travel policy non è solo una questione di budget. Infatti, la politica di viaggio ha un impatto diretto sulla produttività del personale, dal momento che quest’ultima è strettamente legata alla sua soddisfazione e al suo benessere in trasferta. Dipendenti supportati e considerati tendono ad essere più motivati. Travel policy flessibili possono ridurre lo stress e aumentare l’efficienza, contribuendo a un ambiente di lavoro più positivo.
Comprendere le abitudini e le preferenze dei dipendenti è il primo passo per migliorare le travel policy. Le aziende possono utilizzare sondaggi periodici per raccogliere dati diretti dai dipendenti sulle loro preferenze di viaggio. Ad esempio questi questionari potrebbero indagare la periodicità delle trasferte che compiono e quale sarebbe la loro frequenza ideale; ma anche conoscere le preferenze di alloggio e i mezzi di trasporto più in linea con le loro esigenze. Raccogliere periodicamente queste informazioni aiuta il datore di lavoro a identificare le aree di miglioramento e a rendere le policy più adatte alle esigenze reali.
Oltre ai sondaggi che fotografano un momento specifico, l’analisi dello storico dei dati delle trasferte può rivelare pattern e tendenze utili. Anzi, forse proprio l’andamento sul lungo periodo aiuta a prendere decisioni più lungimiranti. I dati sui costi, le destinazioni più frequenti, la durata dei soggiorni e le spese comuni possono fornire una visione dettagliata delle necessità dei business traveller, permettendo di ottimizzare le policy di viaggio e selezionare i fornitori. Le interviste individuali e i gruppi di discussione offrono un’ulteriore opportunità di approfondimento qualitativo. Questi incontri permettono di discutere direttamente delle sfide e delle aspettative dei dipendenti, fornendo un quadro completo delle loro esperienze e necessità, facendo emergere anche aspetti critici non evidenziati dai sondaggi.
Come adattare la travel policy alle abitudini dei business travellers
Una volta raccolte le informazioni necessarie, le aziende possono procedere ad adattare le loro policy di viaggio prevedendo un ventaglio di opzioni che includa le preferenze espresse dal personale. La flessibilità è un elemento chiave perché fa percepire ai dipendenti una certa autonomia decisionale nell’organizzazione della propria trasferta.
Affinché questo avvenga in maniera efficace, ma allo stesso tempo controllata dal datore di lavoro, si dovrebbe prevedere l’implementazione di strumenti digitali e app di gestione. Le piattaforme digitali user-friendly devono essere accessibili da dispositivi mobili e permettere una facile registrazione delle spese, delle prenotazioni dirette e accesso a informazioni aggiornate sulle policy aziendali. Si tratta di un altro passo cruciale per adattare la travel policy alle abitudini dei business travellers poiché non solo semplifica il processo di rendicontazione, ma rende anche le trasferte più gestibili e meno stressanti per i dipendenti. Alma Travel ha realizzato Almapp: una piattaforma altamente flessibile dedicata al business travel. Il nostro strumento digitale consente l’accesso diretto al più grande inventario di tariffe per i servizi di viaggio aziendali, comprese le tariffe NDC, e potrai effettuare prenotazioni online in modo semplice, diretto e funzionale. Inoltre, scegliendo Almapp le aziende contribuiscono a salvaguardare l’ambiente, eliminando la necessità di stampare documenti di viaggio.
Una politica di viaggio ancora più all’avanguardia e in linea con le nuove aspettative del personale introduce il concetto di “bleisure” tra le proprie voci. Combinando business e leisure, le aziende possono soddisfare le esigenze dei dipendenti, soprattutto dei più giovani, che desiderano esplorare le destinazioni in cui si trovano per lavoro.
La formazione e la comunicazione giocano un ruolo fondamentale nell’implementazione di nuove policy. Assicurarsi che i dipendenti siano ben informati sulle travel policy e su come possono trarne vantaggio è essenziale. Programmi di formazione e comunicazioni regolari possono migliorare la consapevolezza e l’aderenza alle policy aziendali. Ad esempio, creare guide e risorse facilmente accessibili che spiegano le procedure di rendicontazione delle spese e offrono consigli pratici per le trasferte è un modo efficace per garantire che tutti siano allineati.