Durante un viaggio d’affari un dipendente non è semplicemente tenuto a mantenere una buona immagine di sé, ma anche ad intrattenere un comportamento professionale dal momento che è portabandiera della sua stessa azienda. Ci sono quindi diverse regole di comportamento professionale alle quali i viaggiatori d’affari devono prestare attenzione nell’ottica di una trasferta di successo, sia per rispetto verso il cliente ma non secondariamente per il bene della propria azienda. Qual è quindi l’etichetta del business travel non esclusivamente nei confronti del cliente, ma anche e soprattutto in relazione alla responsabilità verso l’azienda per cui si lavora.
Rispettare la cultura locale
Capita spesso che una trasferta abbia come destinazione una località estera. Ovviamente in questi casi emerge subito l’esigenza di adeguarsi a tradizioni e costumi locali. L’ideale sarebbe dedicare del tempo ad informarsi prima ancora di partire, magari consultando guide turistiche, documentari oppure, ancor meglio, contattando colleghi o conoscenze che hanno fatto esperienza di quei luoghi in prima persona. Imparare alcune espressioni nella lingua locale è assai apprezzato poiché dimostra rispetto e curiosità verso la cultura del posto. Un altro aspetto fondamentale è il cibo. Conoscere le abitudini culinarie del paese e mostrarsi propositivi all’idea di provare piatti tipici è un ottimo presupposto per iniziare il pranzo di lavoro con il piede giusto e dunque dimostrare che la propria azienda sceglie risorse motivate, stimolanti e aperte al dialogo.
Pianificazione e puntualità
La trasferta deve essere pianificata sulla base degli impegni lavorativi. La logistica degli spostamenti dovrebbe ad esempio considerare un adeguato margine di manovra per poter affrontare eventuali ritardi e inconvenienti, senza rischiare di compromettere gli impegni con clienti o partner. Per questo è utile avere a disposizione app di viaggio per ricevere aggiornamenti in tempo reale su voli, treni o altri mezzi e, in caso necessario, poter trovare subito una soluzione alternativa.
Fare scelte sostenibili
Sempre nell’ambito della pianificazione, la scelta responsabile di mezzi e strutture nelle quali alloggiare è diventato un importante asset per diverse aziende. Infatti, la sostenibilità è diventata un valore che orienta sempre più le politiche di viaggio aziendali verso norme stringenti. Ma anche nei casi in cui la riduzione dell’impronta ecologica non sia stata elevata a principio della travel policy aziendale, la buona pratica dei dipendenti alle prese con le trasferte sarebbe un valore aggiunto. Dal canto loro, le aziende possono monitorare e valutare l’impatto ambientale dei propri viaggi d’affari documentando i progressi compiuti nella riduzione delle emissioni complessive. Ad esempio, Almapp è una piattaforma digitale che consente alle aziende di proporre ai propri dipendenti strutture e spostamenti più sostenibili, oltre a ricevere report periodici in merito alle emissioni complessive. Questo non solo migliora la reputazione aziendale, ma incoraggia anche pratiche sostenibili a lungo termine delle singole persone.
Rendicontazione puntuale
La rendicontazione dei viaggi d’affari è un aspetto fondamentale per le aziende e dunque un terreno in cui si dimostra la buona etichetta del dipendente in trasferta. Infatti, se il personale in viaggio fornisce una visione chiara e dettagliata delle spese sostenute contribuisce ad una gestione finanziaria efficiente e trasparente. Oltre al rispetto delle politiche aziendali, una puntuale rendicontazione offre dati preziosi per l’analisi del ROI e per la pianificazione strategica del budget. Infatti, analizzando le spese di viaggio e studiando le abitudini o preferenze dei propri dipendenti in trasferta, un’azienda può negoziare migliori tariffe con hotel o compagnie aeree. L’impresa che ottiene i migliori risultati è quella che si affida a strumenti digitali per ottenere il controllo della spesa e degli obiettivi di risparmio. Anche in questo caso le tecnologie proposte da Alma Travel per il Business Travel sono ideate e realizzate sulla base delle esigenze delle singole aziende cliente. Attraverso Almapp è possibile ottenere report dettagliati sul budget investito e sulle emissioni di CO2 in base alla scelta del mezzo di trasporto.