Conferenze, corsi di formazione, seminari, fiere, presentazioni presso clienti o incontri con fornitori sono occasioni fondamentali per la crescita delle PMI che quindi si trovano puntualmente alle prese con trasferte e logistica. Ma le realtà imprenditoriali più piccole, spesso costituite solamente da due o tre professionisti, hanno un budget più limitato rispetto alle grandi organizzazioni e non hanno di certo un travel manager dedicato che si occupi dell’intera gestione della trasferta. Questo potrebbe quindi portare inaspettatamente a spendere di più in viaggi d’affari per PMI rispetto a quelli di grandi aziende, lasciando oltretutto in secondo piano l’impatto ambientale. Di conseguenza, affidarsi ad una consulenza esperta in Business Travel è una scelta strategica anche per le PMI che spesso puntano sul “fai da te” nella convinzione che sia più conveniente, senza fermarsi a riflettere sui vantaggi che un’agenzia di viaggi specializzata offre.
Stringere rapporti con i giusti fornitori
Tra i vantaggi assicurati da un’agenzia esperta in business travel c’è innanzitutto la scelta dei fornitori. Proprio perché la ridotta dimensione dell’impresa non permette di avere rapporti diretti con gli attori del turismo d’affari, appoggiarsi a qualcuno in grado di trovare le migliori tariffe sul mercato è una mossa strategica che ripaga, consentendo di ottenere i migliori servizi business e le tariffe più adeguate. Non bisogna poi dimenticare che il rispetto per l’ambiente è un fattore destinato ad influire sempre più nella scelta dei fornitori aziendali, ma anche a contare tra le preferenze dei lavoratori che sono sempre più felici di poter ridurre il proprio impatto ecologico. Alma Travel è all’avanguardia sia dal punto di vista del digital travel che da quello della sostenibilità, avvalendosi di diverse certificazioni e segnalando le opzioni più ecosostenibili.
I Self Booking Tools non sono tutti uguali
Il tempo necessario per prenotare viaggi, spostamenti e strutture richiede diverso tempo e il risultato potrebbe essere parecchio dispendioso. La PMI che preferisce il “fai da te” potrebbe rischiare di scegliere hotel, voli e servizi di noleggio sforando il budget a disposizione. In questo senso, il principale errore di un utente business è prenotare il viaggio su una qualunque piattaforma del mondo consumer, ignorando o non avendo accesso a portali specializzati dove invece si concentrano tariffe business, tra garanzia di flessibilità e risparmio (condizioni necessarie per viaggiatori d’affari). Si tratta di una comune ingenuità che però fa lievitare i costi finali di trasferta.
Viceversa, se una PMI si affida ad un’agenzia che fornisce servizi ad hoc può facilmente selezionare i fornitori su un portale specializzato per business travel. Per questo rivolgersi ad agenzie di viaggio specializzate come Alma Travel è un investimento, soprattutto se mettono a disposizione self booking tool o app con un’implementazione flessibile che assicura funzionalità e offerte in linea con le esigenze aziendali. In questa maniera la PMI ha la certezza di scegliere solamente tra tariffe già competitive, ma anche di accedere alle informazioni sulle spese e sugli spostamenti dei colleghi per monitorare costantemente il budget e conoscere eventuali imprevisti.
Tutte queste caratteristiche sono presenti in AlmApp, l’app di Alma Travel che permette di gestire le trasferte con efficienza. Il software personalizzato resta a fianco del dipendente anche durante il viaggio attraverso l’invio di tracking e alert. Ma AlmApp è anche specchio dell’impegno di Alma Travel nella sostenibilità e per questo fornisce report dettagliati sulle emissioni di CO2 in base al mezzo di trasporto scelto.
Sicurezza e gestione del rischio richiedono una competenza esperta
Oltre a preoccuparsi del budget, un’altra sfida delle PMI alle prese con i viaggi di lavoro è quella di conoscere la situazione del paese di destinazione in materia di sicurezza e sanità. Che sia una multinazionale o una PMI, il datore di lavoro ha l’obbligo di tutelare la sicurezza e il benessere dei lavoratori in trasferta; ma adeguarsi ed essere competenti in fatto di “duty of care” è un lavoro a tutti gli effetti che soprattutto un’impresa costituita da pochi elementi non potrebbe mai sostenere in autonomia. Infatti, se un lavoratore fuori casa per questioni di lavoro dovesse ritrovarsi in una situazione di allarme, oppure di fronte ad un volo cancellato all’aeroporto, difficilmente la PMI è in grado di intervenire rapidamente fornendo il giusto supporto: mancano le informazioni, le conoscenze dei protocolli di intervento e i contatti giusti.
Ecco perché affidarsi ad un’agenzia di viaggi specializzata nel Business Travel come Alma Travel è un investimento strategico anche per garantire la sicurezza e il benessere in trasferta. La nostra assistenza h24 è garantita da un team dedicato, sempre facilmente reperibile e in grado di intervenire tempestivamente di fronte a qualunque tipo di imprevisto. Un servizio di questo tipo non si rivela decisivo solamente di fronte a calamità naturali o crisi pandemiche: voli cancellati, cambi di programma da un momento all’altro o necessità di contattare la struttura per il soggiorno sono episodi assai frequenti per un viaggiatore d’affari; ma una PMI difficilmente potrebbe gestirli da sé. Prenotando in autonomia, infatti, il dipendente non condivide le informazioni sui propri spostamenti con il datore di lavoro o con il collaboratore che quindi non saprebbe proprio come intervenire. Viceversa, un’agenzia di viaggi specializzata è strutturata per assicurare l’adeguato “duty of care” ai dipendenti, essendo in possesso di tutte le informazioni e dei contatti necessari per gestire anche gli imprevisti in itinere senza distogliere la PMI dai propri impegni lavorativi.