Travel security management: una nuova priorità per le aziende

La pandemia ha spesso comportato nel mondo aziendale la rinuncia verso trasferte di lavoro. Allo stesso tempo ha rivelato quanto sia importante investire in risk e security management e quindi saper riconoscere eventuali minacce cui i dipendenti, in trasferta o meno, sono esposti e di conseguenza utilizzare gli strumenti di prevenzione a disposizione. Tra i protocolli di sicurezza più evidenti in caso di viaggi di lavoro c’è ad esempio l’eventuale rimpatrio dei dipendenti. In un mondo sempre più globalizzato, anche le PMI collegate alle multinazionali diventano sempre più globali aumentando quindi in proporzione i viaggi d’affari dei propri dipendenti. La conseguenza è una maggiore pressione sul datore di lavoro in fatto di responsabilità, valutazione di rischi e pericoli, protocolli da prevedere, ecc.; in un’unica espressione stiamo parlando di travel security management.  

Solitamente le trasferte di lavoro filano perfettamente, senza intoppi o pericoli. Tuttavia potrebbe sempre nascondersi un rischio dietro l’angolo. Soprattutto in caso di viaggi all’estero le variabili di imprevedibilità aumentano sulla base di condizioni climatiche, evoluzioni geopolitiche, tensioni politiche interne, ecc. Ovviamente questi rischi vanno inseriti in una gerarchia di probabilità, tuttavia è un onere del datore di lavoro, in qualunque situazione, assicurare ai dipendenti security e safety. Un sondaggio GBTA ha chiamato in causa direttamente i dipendenti, i quali hanno affermato che il 46% lavora presso aziende che non hanno politiche di travel in atto, mentre il 22% di loro non saprebbe chi contattare all’estero in caso di emergenza. La conclusione che se ne può trarre è che il travel security management è sconosciuto ancora a molte, troppe aziende, inoltre manca una comunicazione delle informazioni essenziali tra impresa e lavoratori in trasferta.  In realtà il cosiddetto duty of care, il dovere di diligenza, richiede di essere dimostrato a qualunque organizzazione privata o pubblica; soprattutto in fatto di obblighi di tutela dettati dal Testo Unico o dalla più recente norma ISO31030  in caso di crisi, di un incidente o di una qualsiasi situazione che possa mettere a repentaglio l’incolumità del dipendente. Con il Covid-19 le politiche di duty of care sono sentite come un aspetto davvero importante nella pianificazione e nella gestione delle trasferte all’estero. Oltre a tutelare per dovere il personale in viaggio, una travel security aziendale mette il dipendente nella condizione di sentirsi più rilassato e tutelato e dunque di essere più motivato e produttivo durante la trasferta. Ma quali sono le procedure per soddisfare l’obbligo di legge da parte del datore di lavoro di assumersi la responsabilità giuridica di salute, sicurezza e protezione del dipendente in trasferta?  

Le best practice aziendali per la sicurezza in viaggio dei dipendenti

Un piano d’azione aziendale che si occupi di sicurezza, salute e benessere dei dipendenti in trasferta deve includere alcune pratiche oculate che riducano i rischi di viaggio. L’International SOS, una fondazione che si occupa proprio di questo aspetto, ha stilato un vademecum in cui ha indicato le azioni necessarie per ottemperare correttamente al dovere di diligenza. Tra i dieci punti elencati, emerge innanzitutto la necessità di sviluppare politiche e procedure per la gestione del rischio viaggio; decisivo è anche coinvolgere tutti gli attori fondamentali nella pianificazione della politica aziendale (inclusi i fornitori), così come comunicare e formare ai protocolli anche i lavoratori stessi. Un altro passaggio fondamentale è quello di valutare i rischi nel paese di destinazione prima di avviare il trasferimento del dipendente. Tali pratiche devono di volta in volta tenere in considerazione la specificità della destinazione della trasferta: un paese dove c’è forte instabilità politica o che sia sensibile a minacce terroristiche richiede una preventiva e attenta pianificazione, costantemente aggiornata in base alle ultimissime informazioni. Allo stesso tempo il piano deve considerare altri fattori sensibili. La pandemia lo ha reso assai evidente a tutti: la salute del dipendente è una priorità da preservare e dunque una comunicazione serrata con presidi medici sul territorio è fondamentale. Ma anche senza dover parlare di pandemie mondiali, per poter tutelare la salute del lavoratore è il caso di pianificare in anticipo la gestione di eventuali problematiche, sulla base di un’anamnesi personale. Allo stesso tempo un medico competente dovrebbe accertarsi che tutti i dipendenti siano protetti rispetto al quadro epidemiologico del paese di destinazione. Possiamo collegare a questo aspetto la questione legata all’igiene del paese della trasferta che sfocia nella sicurezza alimentare.  

Alma Travel definisce procedure di travel risk management

La scelta dei collaboratori e dei fornitori di servizi è molto importante nell’ottica del travel security management. Poter contare su interlocutori che condividano le medesime priorità, esperte nel proprio settore e aperte alla collaborazione non è secondario. Alma Travel è un’agenzia di viaggi specializzata nel business travel dal 1972. Tanta esperienza con una clientela business ci rende consapevoli delle necessità dei nostri interlocutori. Oggi Alma Travel è il partner ideale per soluzioni all’avanguardia in campo di gestione dei processi digitali del business travel sostenibile. D’altronde, tecnologie e strumenti software per pianificare le trasferte significa poter contare su tool in grado di monitorare i dipendenti in viaggio e comunicare tempestivamente con loro con messaggi di alert, mettendoli anche in contatto con eventuali riferimenti sul territorio. Proprio in virtù della nostra esperienza, possiamo occuparci della stesura di travel policy e della definizione di procedure in tema di risk management. D’altro canto la pandemia è stata un’occasione di crescita anche per noi e siamo sempre più pronti ad affiancare le aziende alle prese con la tutela dei propri dipendenti in trasferta, perché la sicurezza non ha confini ma sicuramente delle responsabilità.