I Travel manager affrontano sfide complesse mentre cercano di garantire l’efficienza nell’organizzazione della trasferta, il benessere dei viaggiatori e decisioni ottimali per la crescita aziendale. Il filo conduttore che guida ogni scelta e azione nel complesso processo di pianificazione e gestione dei viaggi di lavoro dovrebbe essere costituito dai dati. Soprattutto oggi la tecnologia viene in aiuto ai Travel Manager, dal momento che self booking tool, piattaforme aziendali e strumenti di rendicontazione consentono di collezionare tutte le informazioni relative alle scelte e alle abitudini di viaggio dei dipendenti in tempo reale, in maniera efficiente e nel rispetto delle travel policy aziendali. Ma forse detta in maniera così generica non è possibile cogliere nel dettaglio i vantaggi che un’attenta raccolta dati relativa alle trasferte promette alle imprese. Ecco perché desideriamo esplorare con voi il ruolo essenziale, anzi determinante, che i dati rivestono nell’attività dei manager del settore viaggi aziendali.
Efficienza e Miglioramento dei Processi
Nel Business Travel l’efficienza operativa è un fattore chiave per il successo della trasferta che porta con sé l’ottimizzazione di tempi, costi e risorse umane. La prima sfida che i manager del settore devono affrontare è la prenotazione del viaggio che include la pianificazione dei trasporti, la gestione degli alloggi e la conformità alle politiche aziendali; il tutto cercando ovviamente di tenere sotto controllo i costi. Avere a disposizione la raccolta dei dati risparmia ai Travel Manager operazioni spesso funamboliche tra necessità, aspettative e budget. Innanzitutto, i dati consentono ai manager di analizzare le tendenze di prenotazione e le preferenze del proprio personale. Ciò permette loro di identificare i fornitori più convenienti e apprezzati e di poter negoziare tariffe migliori con compagnie aeree e strutture. Inoltre, i dati sulla disponibilità degli alloggi e dei mezzi di trasporto consentono di pianificare itinerari più efficienti riducendo i tempi di viaggio, i costi associati come il carburante e le spese di alloggio aggiuntive. Insomma, anche in questo caso un margine di risparmio per l’azienda è garantito. Non secondariamente, i dati permettono di personalizzare le esperienze di viaggio per i dipendenti, migliorandone la soddisfazione e dunque la produttività, ma sempre tenendo conto delle esigenze aziendali delineate nella travel policy.
Prendere decisioni più informate
Nella fase decisionale è essenziale avere a disposizione una bussola per orientarsi nel mare magnum di offerte e possibilità. L’analisi dei dati possono influenzare positivamente le performance manageriali. L’analisi dei dati consente di valutare le tendenze del mercato, il comportamento dei consumatori e le prestazioni passate. Ad esempio, la profonda conoscenza del contesto aiuta a comprendere quali destinazioni sono più popolari in determinate condizioni di mercato o quali opzioni di trasporto offrono il miglior rapporto qualità-prezzo in quel luogo. O ancora, i dati possono identificare i punti deboli nei processi e mettere i Travel Manager nelle condizioni di poter negoziare i contratti migliori con le compagnie aeree (o altri fornitori).
Gestione delle sfide
Il settore viaggi è in continua evoluzione, con nuove sfide che si presentano costantemente e che i Travel Manager devono essere in grado di fronteggiare, superare e auspicabilmente anche anticipare. Di nuovo, la comprensione e l’uso dei dati di viaggio sono assi strategici essenziali in quanto permettono ai manager di adattarsi rapidamente alle mutevoli circostanze e di adottare decisioni ponderate. Pensiamo ai casi in cui si ergono all’orizzonte cancellazioni dei voli, cambiamenti nell’itinerario e problemi legati alla sicurezza o alla salute del dipendente. Come intervenire? L’analisi dei dati può aiutare addirittura a prevedere e mitigare tali rischi. Ad esempio, le informazioni meteorologiche o relative al quadro sanitario sono una ricchezza insostituibile per non lasciarsi trovare impreparati da inconvenienti spiacevoli.
Miglioramento delle offerte di servizio
Il potenziale dei big data consente di raccogliere informazioni nel tempo e dunque stilare report o ripercorrere l’evoluzione di trend o abitudini. Leggendo e interpretando questi dati, i manager del settore viaggi possono potenziare o migliorare servizi e tariffe da proporre. Inoltre, i dati permettono ai manager di valutare le prestazioni dell’azienda nel tempo, monitorando l’efficacia delle strategie implementate, confrontando i risultati attuali con quelli storici e stilando previsioni. Si tratta di un’attività costante ma che aiuta a identificare le aree di successo e quelle che richiedono miglioramenti o tagli ai costi.
Un occhio attento all’ambiente
L’analisi dettagliata delle emissioni di CO2 in base alla scelta del mezzo di trasporto è fondamentale per prendere decisioni consapevoli e contribuire a una maggiore sostenibilità ambientale. I report consentono di confrontare le emissioni di CO2 associate a diverse opzioni di trasporto, come automobili, treni, aerei e autobus, riuscendo ad individuare la soluzione migliore in base alla distanza da percorrere. I dipendenti in trasferta possono a loro volta utilizzare queste informazioni per scegliere i mezzi di trasporto con emissioni inferiori, contribuendo così a ridurre l’impatto ambientale complessivo attivamente. Per contribuire ad un’educazione alla sostenibilità del proprio personale, la prima azione che potrebbe mettere in capo l’azienda è quella di inserire regole e scelte virtuose all’interno della travel policy.
Il futuro dei Travel manager è quindi strettamente legato all’uso efficace dei dati e questo non può rinunciare agli strumenti digitali. Alma Travel mette a disposizione delle aziende Almapp: un applicativo che consente di avere un quadro completo del processo di travel management, dalle prenotazioni alla rendicontazione delle spese dei dipendenti in viaggio, senza mai superare i confini imposti dalla travel policy. I nostri sistemi sono realizzati su misura ed elaborano tutte le informazioni di ogni viaggio aziendale per permettere un’analisi precisa, finalizzata a migliorare i processi decisionali interni all’azienda.
Inoltre i nostri applicativi riservano particolare attenzione alla riduzione delle emissioni di CO2 in occasione delle trasferte di lavoro. I nostri sistemi creano report dettagliati sulle emissioni di CO2 in base alla scelta del mezzo di trasporto, per aiutare le aziende cliente a prendere decisioni consapevoli e contribuire a una maggiore sostenibilità ambientale.