Gestione pagamenti per viaggi d’affari: i tool a vantaggio delle aziende

La gestione pagamenti delle trasferte con carte aziendali non è solamente il futuro del travel management, ma anche la soluzione più vantaggiosa. Ecco perché!

La gestione dei pagamenti digitali durante i viaggi aziendali rappresenta una comodità e un vantaggio su ogni fronte: per il dipendente in trasferta, per l’azienda, per l’agenzia di viaggi e per l’ambiente. D’altronde l’evoluzione delle tecnologie e delle abitudini, sia collettive che individuali, sta andando verso un futuro cashless e oggi è un momento decisivo in questa direzione. Infatti proprio pochi giorni fa è diventato obbligatorio per tutti gli esercizi commerciali accettare pagamenti di qualunque importo anche con la carta di credito. In questo articolo vogliamo fare il punto sul perché la gestione pagamenti dei viaggi d’affari con circuiti virtuali aiuta a gestire spese, rendicontazione ed eventuali reclami.

Le aziende si trovano a gestire le spese più disparate, che vanno dal viaggio agli spostamenti in loco, dai pasti all’alloggio. Se moltiplichiamo questi indici di spesa per tutti i dipendenti in trasferta, comprendiamo quanto sia importante tracciare e tenere insieme tutti i movimenti del budget. Le carte aziendali, che siano di credito o di debito, sono utili per tenere sotto controllo il bilancio aziendale. Non solo, metodi di pagamento digitali consentono di ricondurre ad un unico database tutte le spese effettuate con l’account dell’impresa. Grazie a strumenti applicativi che collezionano tutte le informazioni, è possibile ripartire con facilità costi e spese di trasferta. In questo modo gli uffici amministrativi riescono ad analizzare le spese di trasferta e le informazioni rilevanti per la gestione del business travel.

I vantaggi di una carta aziendale collegata ad un account su una piattaforma di travel management sono diversi. Ecco un elenco di tali benefici:

• • Controllo delle spese di viaggio. Una carta aziendale per le spese di trasferta consente di avere un maggiore controllo sui movimenti economici, ma anche una maggiore trasparenza e la possibilità di analizzare le spese di viaggio. Grazie a sistemi di pagamento centralizzati è possibile verificare le transazioni per evitare spese non autorizzate o comunque non in linea con la Travel Policy aziendale.
  • Ottimizzazione del lavoro e tutela dei viaggiatori. Poter monitorare la nota spese in tempo reale attraverso un software gestionale consente di ridurre significativamente gli anticipi richiesti ai dipendenti, grazie al pagamento centralizzato delle spese.
  • Riduzione di costi indiretti. Semplificare il processo di controllo delle spese di trasferta assicura un risparmio di tempo e denaro. Un quadro completo e allo stesso tempo dettagliato delle spese di viaggio permette di avere un potere negoziale con i fornitori.
  • Semplificazione dei processi. In un certo senso tale vantaggio è trasversale a quelli sopraelencati, ma concentriamoci su un aspetto: avere a disposizione un archivio digitale, aggiornato in tempo reale con i pagamenti che partono da uno stesso conto e personalizzabile, assicura all’amministrazione una decisiva riduzione del tempo per controllare la nota spese.

Un software per prenotare le trasferte rappresenta dunque una soluzione in grado di facilitare il pagamento dei viaggi di lavoro e di aumentare la produttività di tutto il processo end to end. Per scegliere il miglior software di prenotazione integrato con una gestione dei pagamenti digitali è innanzitutto necessario assicurarsi che l’app consenta l’automazione della gestione dei dati, dalle prenotazioni alle richieste di rimborso spese.

Alma Travel, realtà italiana specializzata nel business travel management, ha ideato AlmAPP, un’applicazione mobile destinata alla digitalizzazione dell’intero processo del Business Travel dalla prenotazione della trasferta alla rendicontazione delle spese in seguito al viaggio di lavoro.

La forza di questo strumento è sicuramente nella possibilità di personalizzare l’esperienza utente, il quale riesce a gestire in maniera centralizzata tutte le richieste di viaggio dei dipendenti. Il valore aggiunto di AlmAPP consiste nel fatto che si integra al 100% con il software gestionale dell’azienda, consentendo di controllare in maniera rapida e puntuale dei costi di trasferta. I tool di gestione di Alma Travel sono in grado di elaborare tutti i dati e i dettagli legati ai viaggi dei dipendenti per poter tenere in considerazione l’intero quadro e lo storico delle informazioni. Tale consapevolezza è strategicamente importante per le aziende, alle prese con l’ottimizzazione dei processi gestionali dell’azienda e al controllo puntuale delle spese di viaggio.

Un altro servizio del quale andiamo particolarmente soddisfatti è il report dettagliato sulle emissioni di CO2 che forniamo al momento della richiesta, in base al mezzo di trasporto prescelto. Un valore aggiunto che offriamo e che crediamo possa rivestire un ruolo molto importante nelle scelte decisionali aziendali e dunque per la collettività.

Ultimo ma non meno importante il nostro certificato ESG con rating A+ che contribuisce, nel bilancio di sostenibilità ambientale delle aziende, ad avere una filiera di fornitori sostenibili.