La gestione pagamenti delle trasferte con carte aziendali non è solamente il futuro del travel management, ma anche la soluzione più vantaggiosa. Ecco perché!
La gestione dei pagamenti digitali durante i viaggi aziendali rappresenta una comodità e un vantaggio su ogni fronte: per il dipendente in trasferta, per l’azienda, per l’agenzia di viaggi e per l’ambiente. D’altronde l’evoluzione delle tecnologie e delle abitudini, sia collettive che individuali, sta andando verso un futuro cashless e oggi è un momento decisivo in questa direzione. Infatti proprio pochi giorni fa è diventato obbligatorio per tutti gli esercizi commerciali accettare pagamenti di qualunque importo anche con la carta di credito. In questo articolo vogliamo fare il punto sul perché la gestione pagamenti dei viaggi d’affari con circuiti virtuali aiuta a gestire spese, rendicontazione ed eventuali reclami. Le aziende si trovano a gestire le spese più disparate, che vanno dal viaggio agli spostamenti in loco, dai pasti all’alloggio. Se moltiplichiamo questi indici di spesa per tutti i dipendenti in trasferta, comprendiamo quanto sia importante tracciare e tenere insieme tutti i movimenti del budget. Le carte aziendali, che siano di credito o di debito, sono utili per tenere sotto controllo il bilancio aziendale. Non solo, metodi di pagamento digitali consentono di ricondurre ad un unico database tutte le spese effettuate con l’account dell’impresa. Grazie a strumenti applicativi che collezionano tutte le informazioni, è possibile ripartire con facilità costi e spese di trasferta. In questo modo gli uffici amministrativi riescono ad analizzare le spese di trasferta e le informazioni rilevanti per la gestione del business travel. I vantaggi di una carta aziendale collegata ad un account su una piattaforma di travel management sono diversi. Ecco un elenco di tali benefici:- Controllo delle spese di viaggio. Una carta aziendale per le spese di trasferta consente di avere un maggiore controllo sui movimenti economici, ma anche una maggiore trasparenza e la possibilità di analizzare le spese di viaggio. Grazie a sistemi di pagamento centralizzati è possibile verificare le transazioni per evitare spese non autorizzate o comunque non in linea con la Travel Policy aziendale.
- Ottimizzazione del lavoro e tutela dei viaggiatori. Poter monitorare la nota spese in tempo reale attraverso un software gestionale consente di ridurre significativamente gli anticipi richiesti ai dipendenti, grazie al pagamento centralizzato delle spese.
- Riduzione di costi indiretti. Semplificare il processo di controllo delle spese di trasferta assicura un risparmio di tempo e denaro. Un quadro completo e allo stesso tempo dettagliato delle spese di viaggio permette di avere un potere negoziale con i fornitori.
- Semplificazione dei processi. In un certo senso tale vantaggio è trasversale a quelli sopraelencati, ma concentriamoci su un aspetto: avere a disposizione un archivio digitale, aggiornato in tempo reale con i pagamenti che partono da uno stesso conto e personalizzabile, assicura all’amministrazione una decisiva riduzione del tempo per controllare la nota spese.
