Il coinvolgimento aziendale del personale è un’importante risorsa non solo per la produttività sul posto di lavoro, ma anche per l’impegno a rispettare policy e filosofia aziendale in trasferta. Avere dipendenti in viaggio ben motivati può garantire anche un risparmio nel budget e nella gestione delle spese di viaggio, a patto che siano agevolati nel processo di rendicontazione con procedure chiare e strumenti adeguati.
Engagement dei dipendenti nelle trasferte di lavoro
In qualunque bilancio familiare risparmiare e monitorare le spese quotidiane per evitare dispersioni superflue è una pratica necessaria e naturale. Lo stesso vale per le spese generate dalle trasferte lavorative: un’azienda deve fare i conti con il budget a disposizione e con le spese di ogni singolo dipendente che possono avere ricadute positive o negative sui fondi dell’impresa.
Molto dipende dal quanto il personale è cosciente e autonomo rispetto alle giuste scelte da fare, ma affinché questo avvenga ha bisogno della giusta motivazione. E a tal proposito, essere consapevoli dell’impatto che le proprie decisioni hanno sull’impresa e sentirsi legati all’azienda spingono ad un approccio più rispettoso delle risorse a disposizione.
Esistono diversi ambiti nei quali un’azienda può intervenire per stringere un rapporto diretto e motivante con ogni singolo dipendente: dagli investimenti nella formazione aziendale, fino ai piani di welfare che guardano al benessere delle persone in una prospettiva sempre più ampia che include anche lo smart working. Le trasferte sono una sfera interessante nella quale agire per migliorare il livello di engagement dei dipendenti.
Per adeguare la travel policy all’intento di far sentire personale a proprio agio, è innanzitutto fondamentale conoscere le abitudini dei collaboratori in trasferta. Ovviamente le esigenze e la struttura dell’azienda resta un fattore discriminante, ma ciò non esclude la possibilità di venire incontro, dove possibile, alle esigenze di flessibilità del personale traveller. Ad esempio, se l’azienda volesse attrarre risorse particolarmente giovani, potrebbe valutare di includere nella travel policy condizioni lavorative in linea con la recente tendenza del bleisure.
Si tratta di un trend che unisce al business il piacere di una vacanza ed è particolarmente popolare soprattutto tra i giovani che non si accontentano di asettiche trasferte, ma che desiderano conoscere le città in cui si trovano ed esplorarne la cultura locale.
Gli strumenti per coinvolgere i dipendenti nella gestione spese
Dunque adeguare la travel policy alle abitudini dei business traveller è il primo passaggio necessario per l’engagement aziendale del personale in trasferta. Ma una volta ideati e introdotti i nuovi termini, come convogliarli verso i dipendenti? D’altro canto la finalità principale di una strategia aziendale rivolta all’engagement è far conoscere bene i benefici ai collaboratori, assicurandosi da un lato che ne siano informati e dall’altro che le regole stilate siano allineate alle loro aspettative ed esigenze.
È essenziale dedicare tempo e risorse all’implementazione di servizi digitali, efficienti ed intuitivi, che facilitino la redazione delle note spese, informando il personale in merito alle innovazioni e alle nuove norme. Allo stesso tempo è importante garantire l’accessibilità alle informazioni la possibilità di leggere i documenti correlati in ogni momento.
Per essere certi che tutti i dipendenti siano a conoscenza della travel policy e dell’importanza di scelte responsabili, adottare piattaforme user-friendly sono la scelta migliore per coinvolgere i dipendenti nell’organizzazione della propria trasferta, avendo a disposizione la possibilità di scegliere le alternative migliori per sé: dalla prenotazione di voli e alloggi fino alla registrazione delle spese sostenute. Attraverso l’implementazione di strumenti che consentano soluzioni su misura si ottiene un significativo incremento nella motivazione e nell’efficacia lavorativa.
App per la gestione delle spese di viaggio
AlmApp è lo strumento di prenotazione realizzato da Alma Travel, da sempre specializzata nel settore del business travel. Questo self booking tool è altamente adattabile all’esigenza dell’azienda, sia a livello locale che centrale. La piattaforma AlmApp consente l’accesso diretto alla più vasta selezione di tariffe per viaggi aziendali, rendendo le prenotazioni online dirette e intuitive e la rendicontazione più facile e immediata.
L’app garantisce il monitoraggio automatico delle migliori tariffe e standard di servizio in linea con la policy aziendale e la gestione delle spese per un monitoraggio puntuale ed efficace. Grazie alle funzionalità della piattaforma l’azienda ha una visione chiara delle spese e dei piani di risparmio. Inoltre, AlmApp contribuisce alla salvaguardia dell’ambiente evitando di stampare documenti di viaggio e suggerendo i voli e i trasporti meno inquinanti da scegliere.