Il 98% delle imprese italiane ha iniziato la digitalizzazione del business travel. Ma quali sono le fasi dell’organizzazione maggiormente affidate a questi tool?
Il settore del business travel, seppure non del tutto interrotto, è stato fortemente rallentato dagli anni di pandemia. Oggi è comunque il momento giusto per fare un punto sulle modalità di gestione dei viaggi di lavoro nell’era pre-covid, ma soprattutto per approfittare del collettivo senso di ripartenza per muovere i primi passi verso un nuovo approccio del business travel management: più digitalizzato e quindi efficiente. Allora la prima domanda che ci poniamo è la seguente: a che punto è la digitalizzazione dei processi aziendali in fatto di business travel?
Di recente l’evento “Travel Management e digitalizzazione dei processi” a Padova, organizzato da AITMM in collaborazione con Travel for business, AirPlus e Best Western, ha fatto il punto su come si sono evolute e trasformate piattaforme e sistemi di pagamento a disposizione delle aziende alle prese con le trasferte dei dipendenti. Questo a dimostrazione di quanto i software di gestione siano entrati a tutti gli effetti nelle fitte maglie delle procedure aziendali anche quando si parla di viaggi di lavoro.
In particolare, la digitalizzazione nel travel management, si concentra nelle fasi centrali del processo di gestione di una trasferta; stiamo parlando dei pagamenti e rendicontazioni. Anche la prenotazione è ormai divenuta una pratica da effettuare online con nonchalance, e molte realtà hanno subito adattato la propria offerta alle nuove modalità di richiesta.
Ma qual è il quadro attuale della digitalizzazione del business travel management?
Da una ricerca dell’Osservatorio sul Business Travel sono emersi alcuni dati interessanti rispetto al rapporto e all’apertura delle aziende italiane nei confronti dei software e dell’integrazione dei sistemi, come ad esempio i pagamenti effettuati con altre tecnologie nel corso del processo di gestione. Il primo dato è decisamente incoraggiante: circa il 98% delle imprese italiane ha avviato un processo di digitalizzazione del business travel management. Le principali attività effettuate con strumenti di questo tipo sono la prenotazione ed il pagamento. Il 61% delle aziende prenota i servizi di viaggio attraverso strumenti digitali, il 23% ricorre a self booking tool o siti B2C, il 13% ricorre a un online booking tool e il 65% si rivolge a un’agenzia di viaggi.
Passando alle fasi successive del travel management, l’86% usa strumenti di pagamento elettronico per concludere l’acquisto mentre il 66% delle aziende fa ricorso a carte di credito o di debito facenti riferimento al conto aziendale per ridurre le pratiche di rimborso al dipendente. Invece il 67% ha trovato vantaggio nel gestire la rendicontazione con strumenti digitali. Dove la tecnologia sembra ancora latitante è nei processi di controllo al rientro dalla trasferta.
Le soluzioni digitali di Alma Travel per ottimizzare i processi di business travel management
Tra le realtà che puntano ad ampliare l’offerta di software destinati a snellire le prenotazioni, la prima fase del processo del business travel management, c’è sicuramente Alma Travel. Dal 1972 leader di settore nel personalizzare viaggi d’affari, l’azienda si mantiene sulla cresta dell’onda anche in questa era digitalizzata. Oltre a fornire il proprio servizio di consulenza come esperti in viaggi d’affari, Alma Travel ha realizzato AlmAPP, una App mobile per digitalizzare tutto il processo dalla prenotazione alla rendicontazione post trasferta. Si tratta di uno strumento personalizzato che consente di gestire in maniera centralizzata le richieste di viaggio dei dipendenti e si integra al 100% con il gestionale dell’azienda per un controllo di rapido e puntuale dei costi di trasferta.
L’interfaccia di prenotazione è semplice, responsive anche da dispositivi mobili ed amica dell’ambiente, in quanto non rende più necessario stampare documenti cartacei. Grazie ai tool di gestione di Alma Travel, le aziende possono elaborare tutte le informazioni dei viaggi aziendali, migliorando i processi decisionali interni all’azienda. Alma Travel presta particolare attenzione all’ambiente; per questo, oltre a sensibilizzare il viaggiatore sulla quantità di CO2 prodotta dal mezzo prescelto, mostrandola in fase di richiesta trasferta, fornisce report dettagliati sulle emissioni di CO2.
Se dunque il settore dei viaggi d’affari sta riprendendo quota, anche il business travel management deve alzare il suo livello di efficienza, fornendo soluzioni sempre più performanti dal punto di vista dell’efficienza, della digitalizzazione, della gestione dei dati e “last but no least” della sostenibilità.