Los gestores de viajes se enfrentan a desafíos complejos mientras buscan garantizar la eficiencia de los viajes, el bienestar de los viajeros y decisiones óptimas para el crecimiento empresarial. El hilo conductor que guía cada elección y acción en el complejo proceso de planificación y gestión de viajes de negocios deberían ser los datos. Hoy en día, sobre todo, la tecnología ayuda a los Travel Managers, ya que las herramientas de reserva automática, las plataformas empresariales y las herramientas de generación de informes permiten recopilar toda la información relativa a las elecciones de los empleados y a sus hábitos de viaje en tiempo real, de forma eficiente y respetando las normas. Políticas de viajes de la empresa. Pero tal vez dicho de forma tan genérica no sea posible captar en detalle las ventajas que una cuidadosa recopilación de datos relacionados con los viajes promete a las empresas. Por eso queremos explorar con usted el papel esencial, e incluso decisivo, que desempeñan los datos en las actividades de los directivos del sector de los viajes corporativos.
Eficiencia y mejora de procesos
En Business Travel la eficiencia operativa es un factor clave para el éxito del viaje lo que trae consigo la optimización de tiempos, costos y recursos humanos. El primer desafío que enfrentan los gerentes de la industria es la reserva de viajes, que incluye la planificación del transporte, la gestión del alojamiento y el cumplimiento de las políticas de la empresa; todos obviamente tratando de mantener los costos bajo control. Tener disponible la recopilación de datos ahorra a los Travel Managers operaciones a menudo acrobáticas entre necesidades, expectativas y presupuestos. En primer lugar, los datos permiten a los gestores analizar las tendencias de reservas y las preferencias de su personal . Esto les permite identificar los proveedores más convenientes y populares y poder negociar mejores tarifas con aerolíneas e instalaciones. Además, los datos sobre disponibilidad de alojamiento y transporte permiten planificar itinerarios más eficientes al reducir los tiempos de viaje, los costos asociados como el combustible y los costos adicionales de alojamiento . En definitiva, también en este caso se garantiza un margen de ahorro para la empresa. No en segundo lugar, los datos permiten personalizar las experiencias de viaje de los empleados, mejorando su satisfacción y por tanto su productividad, pero siempre teniendo en cuenta las necesidades de la empresa recogidas en la política de viajes .
Tome decisiones más informadas
En la fase de toma de decisiones es fundamental tener disponible una brújula para orientarse en el mar de ofertas y posibilidades. El análisis de datos puede influir positivamente en el desempeño gerencial. El análisis de datos le permite evaluar las tendencias del mercado, el comportamiento del consumidor y el desempeño pasado. Por ejemplo, un conocimiento contextual profundo ayuda a comprender qué destinos son más populares en determinadas condiciones del mercado o qué opciones de transporte ofrecen la mejor relación calidad-precio en ese lugar. O bien, los datos pueden identificar puntos débiles en los procesos y permitir a los gestores de viajes negociar mejores contratos con las aerolíneas (u otros proveedores).
Gestionar desafíos
El sector de viajes está en constante evolución, con nuevos desafíos que constantemente se presentan y que los Travel Managers deben ser capaces de afrontar, superar y, con suerte, incluso anticipar. Una vez más, comprender y utilizar los datos de viajes son ejes estratégicos esenciales, ya que permiten a los gerentes adaptarse rápidamente a las circunstancias cambiantes y tomar decisiones informadas . Piense en casos en los que se vislumbran en el horizonte cancelaciones de vuelos, cambios de itinerario y problemas de seguridad o salud de los empleados. ¿Cómo intervenir? El análisis de datos puede incluso ayudar a predecir y mitigar dichos riesgos. Por ejemplo, la información meteorológica o la información de salud es un activo insustituible para evitar quedar desprevenidos ante inconvenientes desagradables.
Mejora de la oferta de servicios.
El potencial del big data permite recopilar información a lo largo del tiempo y así elaborar informes o seguir la evolución de tendencias o hábitos . Al leer e interpretar estos datos, los gestores del sector de viajes pueden potenciar o mejorar los servicios y tarifas que ofrecen. Además, los datos permiten a los directivos evaluar el desempeño de la empresa a lo largo del tiempo, monitorear la efectividad de las estrategias implementadas, comparar los resultados actuales con los históricos y elaborar previsiones. Esta es una actividad continua pero que ayuda a identificar áreas de éxito y aquellas que requieren mejoras o recortes de costos.
Una mirada atenta al medio ambiente
El análisis detallado de las emisiones de CO2 en función de la elección del medio de transporte es fundamental para tomar decisiones informadas y contribuir a una mayor sostenibilidad ambiental. Los informes permiten comparar las emisiones de CO2 asociadas a diferentes opciones de transporte , como automóviles, trenes, aviones y autobuses, logrando identificar la mejor solución en función de la distancia a recorrer. Los empleados que viajan a su vez pueden utilizar esta información para elegir modos de transporte con menores emisiones, ayudando así activamente a reducir el impacto ambiental general. Para contribuir a la educación en sostenibilidad de su personal, la primera acción que la empresa podría tomar es incluir reglas y elecciones virtuosas dentro de la política de viajes.
Por lo tanto, el futuro de los gestores de viajes está estrechamente vinculado al uso eficaz de los datos y esto no puede prescindir de las herramientas digitales. Alma Travel pone a disposición de las empresas Almapp: una aplicación que permite tener una visión completa del proceso de gestión de viajes, desde las reservas hasta el informe de los gastos de los empleados que viajan, sin sobrepasar en ningún momento los límites impuestos por la política de viajes. Nuestros sistemas están hechos a medida y procesan toda la información de cada viaje de empresa para permitir un análisis preciso, destinado a mejorar los procesos internos de toma de decisiones de la empresa.
Además, nuestras aplicaciones prestan especial atención a la reducción de las emisiones de CO2 durante los viajes de negocios. Nuestros sistemas crean informes detallados sobre las emisiones de CO2 en función de la elección del medio de transporte, para ayudar a las empresas clientes a tomar decisiones informadas y contribuir a una mayor sostenibilidad ambiental.