Cómo adaptar la política de viajes a los hábitos de los viajeros de negocios
Los viajes de negocios representan un componente fundamental para muchas empresas, permitiéndoles ampliar oportunidades de negocio y consolidar relaciones con clientes y socios. Sin embargo, las políticas de viajes corporativos deben diseñarse cuidadosamente y adaptarse a las necesidades de los empleados, sin duda para lograr los objetivos comerciales, pero también para aumentar el bienestar y el compromiso del personal. Pero entonces, ¿cómo deberían las empresas adaptar la política de viajes a los hábitos de los viajeros de negocios?
Cómo conocer los hábitos de los viajeros de negocios
Refinar la política de viajes no es sólo una cuestión de presupuesto. De hecho, la política de viajes tiene un impacto directo en la productividad del personal, ya que esta última está estrechamente relacionada con su satisfacción y bienestar durante el viaje. Los empleados apoyados y considerados tienden a estar más motivados. Las políticas de viajes flexibles pueden reducir el estrés y aumentar la eficiencia, contribuyendo a un ambiente de trabajo más positivo.
Comprender los hábitos y preferencias de los empleados es el primer paso para mejorar las políticas de viajes. Las empresas pueden utilizar encuestas periódicas para recopilar datos directos de los empleados sobre sus preferencias de viaje. Por ejemplo, estos cuestionarios podrían investigar la frecuencia de los viajes que realizan y cuál sería su frecuencia ideal; pero también conocer las preferencias de alojamiento y medio de transporte más acordes a sus necesidades. La recopilación periódica de esta información ayuda al empleador a identificar áreas de mejora y a elaborar políticas más adecuadas a las necesidades reales.
Además de las encuestas que capturan un momento específico en el tiempo, el análisis de datos históricos de viajes puede revelar patrones y tendencias útiles. De hecho, tal vez la tendencia a largo plazo ayude a tomar decisiones con mayor visión de futuro. Los datos sobre costes, destinos más frecuentes, duración de las estancias y gastos comunes pueden proporcionar una visión detallada de las necesidades de los viajeros de negocios, permitiéndole optimizar las políticas de viaje y seleccionar proveedores. Las entrevistas individuales y los grupos de discusión ofrecen una oportunidad adicional para un análisis cualitativo en profundidad. Estas reuniones permiten discutir directamente los desafíos y expectativas de los empleados, brindando un panorama completo de sus experiencias y necesidades, resaltando también aspectos críticos no resaltados por las encuestas.
Cómo adaptar la política de viajes a los hábitos de los viajeros de negocios
Una vez recopilada la información necesaria, las empresas pueden proceder a adaptar sus políticas de viajes ofreciendo un abanico de opciones que incluyan las preferencias expresadas por el personal. La flexibilidad es un elemento clave porque hace que los empleados perciban cierta autonomía en la toma de decisiones a la hora de organizar su viaje.
Para que esto suceda de manera efectiva, pero al mismo tiempo controlada por el empleador, se debe prever la implementación de herramientas digitales y aplicaciones de gestión. Las plataformas digitales fáciles de usar deben ser accesibles desde dispositivos móviles y permitir un fácil registro de gastos, reservas directas y acceso a información actualizada sobre las políticas de la empresa. Este es otro paso crucial para adaptar la política de viajes a los hábitos de los viajeros de negocios, ya que no sólo simplifica el proceso de presentación de informes, sino que también hace que los viajes sean más manejables y menos estresantes para los empleados. Alma Travel ha creado Almapp: una plataforma altamente flexible dedicada a los viajes de negocios . Nuestra herramienta digital permite acceder directamente al mayor inventario de tarifas de servicios de viajes corporativos, incluidas tarifas NDC , y podrás realizar reservas online de forma sencilla, directa y funcional. Además, al elegir Almapp, las empresas contribuyen a proteger el medio ambiente eliminando la necesidad de imprimir documentos de viaje.
Una política de viajes aún más vanguardista y acorde con las nuevas expectativas del personal introduce el concepto de " bleisure " entre sus artículos. Al combinar negocios y ocio, las empresas pueden satisfacer las necesidades de los empleados, especialmente los más jóvenes, que desean explorar los destinos a los que viajan por trabajo.
La formación y la comunicación desempeñan un papel clave en la implementación de nuevas políticas. Es esencial asegurarse de que los empleados estén bien informados sobre las políticas de viajes y cómo pueden beneficiarse de ellas. Los programas regulares de capacitación y comunicación pueden mejorar la conciencia y el cumplimiento de las políticas de la empresa. Por ejemplo, crear guías y recursos de fácil acceso que expliquen los procedimientos de declaración de gastos y ofrezcan consejos prácticos de viaje es una forma eficaz de garantizar que todos estén en sintonía.