98 % der italienischen Unternehmen haben mit der Digitalisierung von Geschäftsreisen begonnen. Aber welche Phasen der Organisation sind diesen Tools am meisten anvertraut?
Der Geschäftsreisesektor ist zwar nicht vollständig zum Erliegen gekommen, wurde aber durch die Pandemiejahre deutlich ausgebremst. Heute ist jedoch der richtige Zeitpunkt, eine Bilanz der Art und Weise zu ziehen, wie Geschäftsreisen in der Zeit vor der Corona-Krise gemanagt werden, vor allem aber, um das kollektive Gefühl des Neustarts zu nutzen, um die ersten Schritte in Richtung eines neuen Ansatzes für das Geschäftsreisemanagement zu unternehmen : digitalisierter und damit effizienter. Die erste Frage, die wir uns stellen, lautet also: Wie weit ist die Digitalisierung der Unternehmensprozesse im Bereich Geschäftsreisen fortgeschritten?
Kürzlich wurde auf der Veranstaltung „Reisemanagement und Prozessdigitalisierung“ in Padua, die von AITMM in Zusammenarbeit mit Travel for Business, AirPlus und Best Western organisiert wurde, eine Bestandsaufnahme der Entwicklung und Transformation von Zahlungsplattformen und -systemen für Unternehmen vorgenommen, die sich mit Mitarbeiterreisen befassen. Dies zeigt, dass Management-Software auch bei Geschäftsreisen effektiv in das dichte Geflecht betrieblicher Abläufe eingebunden ist.
Die Digitalisierung im Reisemanagement konzentriert sich insbesondere auf die zentralen Phasen des Prozesses der Reiseabwicklung; Wir sprechen über Zahlungen und Berichterstattung. Auch das Buchen ist inzwischen eine Praxis, die ganz entspannt online abgewickelt werden kann, und viele Unternehmen haben ihr Angebot umgehend an die neuen Anfragemethoden angepasst.
Doch wie ist das aktuelle Bild der Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements?
Aus Untersuchungen des Business Travel Observatory gingen einige interessante Daten über die Beziehung und Offenheit italienischer Unternehmen gegenüber Software- und Systemintegration hervor, beispielsweise zu Zahlungen, die mit anderen Technologien während des Managementprozesses getätigt wurden. Die ersten Daten sind ausgesprochen ermutigend: Rund 98 % der italienischen Unternehmen haben einen Prozess der Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements eingeleitet. Die Hauptaktivitäten, die mit Tools dieser Art durchgeführt werden, sind Buchung und Zahlung. 61 % der Unternehmen buchen Reiseleistungen über digitale Tools, 23 % nutzen Selbstbuchungstools oder B2C-Websites, 13 % nutzen ein Online-Buchungstool und 65 % nutzen ein Reisebüro.
In den weiteren Phasen des Reisemanagements nutzen 86 % elektronische Zahlungstools, um den Kauf abzuschließen, während 66 % der Unternehmen Kredit- oder Debitkarten verwenden, die auf das Firmenkonto verweisen, um die Rückerstattungsverfahren für Mitarbeiter zu reduzieren. Stattdessen sahen 67 % einen Vorteil darin, die Berichterstattung mit digitalen Tools zu verwalten. Was noch an Technik zu fehlen scheint, sind die Kontrollprozesse nach der Rückkehr von der Reise.
Die digitalen Lösungen von Alma Travel zur Optimierung von Geschäftsreisemanagementprozessen
Zu den Unternehmen, die das Angebot an Software zur Rationalisierung von Buchungen, der ersten Phase des Geschäftsreisemanagementprozesses , erweitern möchten, gehört sicherlich Alma Travel. Als Branchenführer bei der Personalisierung von Geschäftsreisen bleibt das Unternehmen seit 1972 auch im digitalen Zeitalter führend. Zusätzlich zu seiner Beratungsleistung als Experte für Geschäftsreisen hat Alma Travel AlmAPP entwickelt, eine mobile App zur Digitalisierung des gesamten Prozesses von der Buchung bis zur Berichterstattung nach der Reise. Es handelt sich um ein maßgeschneidertes Tool, mit dem Sie die Reiseanträge Ihrer Mitarbeiter zentral verwalten können und das zu 100 % in das Managementsystem des Unternehmens integriert ist, um eine schnelle und zeitnahe Kontrolle der Reisekosten zu ermöglichen.
Die Buchungsoberfläche ist einfach, reagiert auch auf Mobilgeräten und ist umweltfreundlich, da das Drucken von Papierdokumenten nicht mehr erforderlich ist. Dank der Management-Tools von Alma Travel können Unternehmen alle Informationen aus Geschäftsreisen verarbeiten und so die Entscheidungsprozesse im Unternehmen verbessern. Besonderes Augenmerk legt Alma Travel auf die Umwelt; Aus diesem Grund informiert es den Reisenden nicht nur über die Menge an CO2, die das gewählte Fahrzeug ausstößt, und zeigt diese bei der Buchung einer Reise an, sondern liefert auch detaillierte Berichte über die CO2-Emissionen.
Wenn sich die Geschäftsreisebranche erholt, muss daher auch das Geschäftsreisemanagement seine Effizienz steigern und immer leistungsfähigere Lösungen unter den Gesichtspunkten Effizienz, Digitalisierung, Datenmanagement und „last but not least“ der Nachhaltigkeit bereitstellen.