O envolvimento dos colaboradores da empresa é um recurso importante não só para a produtividade no local de trabalho, mas também para o compromisso de respeitar as políticas e filosofia da empresa durante as viagens. Ter colaboradores viajantes bem motivados também pode garantir poupanças no orçamento e na gestão das despesas de viagem, desde que sejam facilitados no processo de reporte com procedimentos claros e ferramentas adequadas.
Engajamento dos funcionários em viagens de negócios
Em qualquer orçamento familiar, economizar e monitorar os gastos diários para evitar desperdícios desnecessários é uma prática necessária e natural. O mesmo se aplica às despesas geradas pelas viagens de negócios: a empresa deve lidar com o orçamento disponível e com as despesas de cada colaborador que podem ter repercussões positivas ou negativas nos fundos da empresa.
Muito depende de quão consciente e autónomo o pessoal é relativamente às escolhas certas a fazer, mas para que isso aconteça eles precisam da motivação certa. E neste sentido, ter consciência do impacto que as suas decisões têm na empresa e sentir-se ligado a ela conduz a uma abordagem mais respeitosa dos recursos disponíveis.
São várias as áreas em que uma empresa pode intervir para estabelecer uma relação direta e motivadora com cada colaborador: desde investimentos na formação empresarial, até planos de bem-estar que olham para o bem-estar das pessoas numa perspetiva cada vez mais ampla que inclui também o trabalho inteligente. As viagens de negócios são uma esfera interessante para atuar para melhorar o nível de engajamento dos funcionários .
Para adaptar a política de viagens com o objetivo de deixar os colaboradores à vontade, é antes de tudo fundamental conhecer os hábitos dos colaboradores que viajam. Obviamente, as necessidades e a estrutura da empresa continuam a ser um factor discriminatório, mas isto não exclui a possibilidade de satisfazer, sempre que possível, as necessidades de flexibilidade do pessoal viajante. Por exemplo, se a empresa quisesse atrair recursos particularmente jovens, poderia considerar a inclusão de condições de trabalho em linha com a recente de bleisure .
É uma tendência que alia os negócios ao prazer das férias e é particularmente popular sobretudo entre os jovens que não se contentam com viagens assépticas, mas que pretendem conhecer as cidades onde estão e explorar a cultura local.
Ferramentas para envolver os funcionários na gestão de despesas
Portanto, adaptar a política de viagens aos hábitos dos viajantes de negócios é o primeiro passo necessário para o envolvimento corporativo do pessoal que viaja. Mas uma vez concebidos e introduzidos os novos termos, como poderão ser transmitidos aos funcionários? Por outro lado, o principal objetivo de uma estratégia empresarial voltada para o engajamento é dar a conhecer os benefícios aos colaboradores, garantindo por um lado que estes sejam informados dos mesmos e por outro que as regras elaboradas estejam alinhadas com as suas expectativas. e necessidades.
É essencial dedicar tempo e recursos à implementação de serviços digitais eficientes e intuitivos que facilitem a preparação de relatórios de despesas, informando os funcionários sobre inovações e novas regulamentações . Ao mesmo tempo, é importante garantir a acessibilidade à informação e a capacidade de ler documentos relacionados a qualquer momento.
Para garantir que todos os colaboradores têm conhecimento da política de viagens e da importância de escolhas responsáveis, a adoção de plataformas de fácil utilização é a melhor opção para envolver os colaboradores na organização da sua viagem, tendo a possibilidade de escolher alternativas que melhor se adequam: desde a reserva de voos e alojamento para registrar as despesas incorridas. Através da implementação de ferramentas que permitem soluções à medida, consegue-se um aumento significativo da motivação e da eficácia no trabalho.
App para gerenciar despesas de viagem
AlmApp é a ferramenta de reservas criada pela Alma Travel, que sempre se especializou no de viagens de negócios . Esta ferramenta de auto-reserva é altamente adaptável às necessidades da empresa, tanto local como centralmente. A plataforma AlmApp permite o acesso direto à maior seleção de tarifas para viagens corporativas, tornando as reservas online diretas e intuitivas e os relatórios mais fáceis e imediatos.
O aplicativo garante o monitoramento automático das melhores tarifas e padrões de serviço alinhados à política da empresa e gestão de despesas para um monitoramento oportuno e eficaz. Graças às funcionalidades da plataforma, a empresa tem uma visão clara dos gastos e dos planos de poupança. Além disso, AlmApp contribui para a proteção do meio ambiente, evitando a impressão de documentos de viagem e sugerindo os voos e transportes menos poluentes para escolher.