98% das empresas italianas iniciaram a digitalização das viagens de negócios. Mas quais são as fases da organização mais confiadas a estas ferramentas?
O setor das viagens de negócios, embora não completamente interrompido, foi significativamente abrandado pelos anos de pandemia. Hoje é, no entanto, o momento certo para fazer um balanço das formas como as viagens de negócios são geridas na era pré-covid, mas acima de tudo para aproveitar o sentido colectivo de recomeço para dar os primeiros passos rumo a uma nova abordagem à gestão de viagens de negócios. : mais digitalizado e, portanto, eficiente. Portanto, a primeira questão que nos colocamos é a seguinte: em que fase se encontra a digitalização dos processos das empresas em termos de viagens de negócios?
Recentemente, o evento "Gestão de viagens e digitalização de processos" em Pádua, organizado pela AITMM em colaboração com Travel for business, AirPlus e Best Western, fez um balanço de como as plataformas e sistemas de pagamento disponíveis para as empresas evoluíram e transformaram as empresas que lidam com viagens de funcionários. Isso demonstra como o software de gestão entrou efetivamente na densa malha dos procedimentos da empresa, mesmo quando se trata de viagens de negócios.
Em particular, a digitalização na gestão de viagens concentra-se nas fases centrais do processo de gestão de uma viagem; estamos falando de pagamentos e relatórios. A reserva também se tornou uma prática a ser realizada de forma despreocupada online, e muitas empresas adaptaram imediatamente a sua oferta aos novos métodos de solicitação.
Mas qual é o panorama atual da digitalização da gestão de viagens de negócios?
Da pesquisa do Business Travel Observatory surgiram alguns dados interessantes sobre o relacionamento e a abertura das empresas italianas para a integração de software e sistemas, como os pagamentos feitos com outras tecnologias durante o processo de gestão. Os primeiros dados são decididamente encorajadores: aproximadamente 98% das empresas italianas iniciaram um processo de digitalização da gestão de viagens de negócios. As principais atividades realizadas com ferramentas deste tipo são reserva e pagamento. 61% das empresas reservam serviços de viagens através de ferramentas digitais, 23% utilizam ferramentas de auto-reserva ou sites B2C, 13% utilizam uma ferramenta de reservas online e 65% recorrem a uma agência de viagens.
Passando para as etapas subsequentes da gestão de viagens, 86% utilizam ferramentas de pagamento eletrônico para finalizar a compra enquanto 66% das empresas utilizam cartões de crédito ou débito referentes à conta da empresa para reduzir os procedimentos de reembolso dos funcionários. Em vez disso, 67% encontraram vantagem em gerenciar relatórios com ferramentas digitais. Onde a tecnologia ainda parece faltar é nos processos de controle no retorno da viagem.
As soluções digitais da Alma Travel para otimizar os processos de gestão de viagens de negócios
Entre as empresas que pretendem ampliar a oferta de software destinado a agilizar reservas, primeira fase do de gestão de viagens de negócios , está certamente a Alma Travel. Líder do setor na personalização de viagens de negócios desde 1972, a empresa permanece à frente da curva, mesmo nesta era digitalizada. Além de prestar o seu serviço de consultoria como especialista em viagens de negócios, a Alma Travel criou o AlmAPP, uma aplicação móvel para digitalizar todo o processo, desde a reserva até ao relatório pós-viagem. É uma ferramenta personalizada que permite gerir de forma centralizada os pedidos de viagens dos colaboradores e integra-se 100% com o sistema de gestão da empresa para um controlo rápido e atempado dos custos de viagem.
A interface de reserva é simples, responsiva mesmo a partir de dispositivos móveis e amiga do ambiente, uma vez que já não é necessária a impressão de documentos em papel. Graças às ferramentas de gestão da Alma Travel, as empresas podem processar toda a informação das viagens corporativas, melhorando os processos de tomada de decisão dentro da empresa. A Alma Travel dá especial atenção ao meio ambiente; por isso, além de dar a conhecer ao viajante a quantidade de CO2 produzida pelo veículo escolhido, apresentando-a no momento do pedido de viagem, disponibiliza relatórios detalhados sobre as emissões de CO2.
Assim, se o setor das viagens de negócios está a recuperar, a gestão das viagens de negócios também deve aumentar o seu nível de eficiência, proporcionando soluções cada vez mais eficientes do ponto de vista da eficiência, da digitalização, da gestão de dados e “por último mas não menos importante” da sustentabilidade.