Os gestores de viagens enfrentam desafios complexos à medida que procuram garantir a eficiência das viagens, o bem-estar dos viajantes e as decisões ideais para o crescimento dos negócios. O fio condutor que orienta todas as escolhas e ações no complexo processo de planejamento e gerenciamento de viagens de negócios devem ser os dados. Acima de tudo, hoje a tecnologia vem em auxílio dos Gestores de Viagens, uma vez que as ferramentas de auto-reserva, as plataformas empresariais e as ferramentas de relatórios permitem recolher toda a informação relativa às escolhas e hábitos de viagem dos colaboradores em tempo real, de forma eficiente e em conformidade com políticas de viagens da empresa. Mas talvez dito de forma tão genérica não seja possível apreender em detalhe as vantagens que a cuidadosa recolha de dados relativos às viagens promete às empresas. É por isso que queremos explorar consigo o papel essencial, e mesmo decisivo, que os dados desempenham nas atividades dos gestores do setor das viagens corporativas.
Eficiência e Melhoria de Processos
Nas Viagens de Negócios a eficiência operacional é um fator chave para o sucesso da viagem que traz consigo a otimização de tempos, custos e recursos humanos. O primeiro desafio que os gestores da indústria enfrentam é a reserva de viagens, que inclui planeamento de transporte, gestão de alojamento e conformidade com as políticas da empresa; todos obviamente tentando manter os custos sob controle. Ter a recolha de dados disponível poupa os Gestores de Viagens de operações muitas vezes acrobáticas entre necessidades, expectativas e orçamentos. Em primeiro lugar, os dados permitem aos gestores analisar as tendências de reserva e as preferências dos seus funcionários . Isto permite-lhes identificar os fornecedores mais convenientes e populares e poder negociar melhores tarifas com companhias aéreas e instalações. Adicionalmente, os dados sobre disponibilidade de alojamento e transporte permitem planear itinerários mais eficientes, reduzindo tempos de viagem, custos associados como combustível e custos adicionais de alojamento . Em suma, mesmo neste caso está garantida uma margem de poupança para a empresa. Não secundariamente, os dados permitem personalizar as experiências de viagem dos colaboradores, melhorando a sua satisfação e consequentemente a produtividade, mas tendo sempre em consideração as necessidades da empresa delineadas na política de viagens .
Tome decisões mais informadas
Na fase de tomada de decisão é fundamental ter uma bússola à disposição para se orientar no mar de ofertas e possibilidades. A análise de dados pode influenciar positivamente o desempenho gerencial. A análise de dados permite avaliar tendências de mercado, comportamento do consumidor e desempenho passado. Por exemplo, um profundo conhecimento contextual ajuda a compreender quais destinos são mais populares em determinadas condições de mercado ou quais opções de transporte oferecem a melhor relação custo-benefício naquele local. Ou ainda, os dados podem identificar pontos fracos nos processos e permitir que os gestores de viagens negociem melhores contratos com as companhias aéreas (ou outros fornecedores).
Gerenciando desafios
O setor das viagens está em constante evolução, com novos desafios que se apresentam constantemente e que os Gestores de Viagens devem ser capazes de enfrentar, superar e, esperançosamente, até antecipar. Mais uma vez, compreender e utilizar dados de viagens são eixos estratégicos essenciais, pois permitem que os gestores se adaptem rapidamente às novas circunstâncias e tomem decisões informadas . Pense nos casos em que cancelamentos de voos, alterações de itinerário e problemas de segurança ou saúde dos funcionários estão surgindo no horizonte. Como intervir? A análise de dados pode até ajudar a prever e mitigar esses riscos. Por exemplo, informações meteorológicas ou de saúde são um bem insubstituível para evitar ser apanhado desprevenido por inconvenientes desagradáveis.
Melhoria das ofertas de serviços
O potencial do big data permite coletar informações ao longo do tempo e, assim, elaborar relatórios ou traçar a evolução de tendências ou hábitos . Ao ler e interpretar estes dados, os gestores do setor de viagens podem melhorar ou melhorar os serviços e tarifas que oferecem. Além disso, os dados permitem aos gestores avaliar o desempenho da empresa ao longo do tempo, monitorando a eficácia das estratégias implementadas, comparando os resultados atuais com os históricos e elaborando previsões. Esta é uma atividade contínua, mas que ajuda a identificar áreas de sucesso e aquelas que requerem melhorias ou cortes de custos.
Um olhar atento ao meio ambiente
A análise detalhada das emissões de CO2 com base na escolha do meio de transporte é essencial para a tomada de decisões informadas e para contribuir para uma maior sustentabilidade ambiental. Os relatórios permitem comparar as emissões de CO2 associadas a diferentes opções de transporte , como automóveis, comboios, aviões e autocarros, conseguindo identificar a melhor solução com base na distância a percorrer. Os funcionários que viajam podem, por sua vez, utilizar esta informação para escolher modos de transporte com menos emissões, ajudando assim ativamente a reduzir o impacto ambiental geral. Para contribuir para a educação para a sustentabilidade dos seus colaboradores, a primeira ação que a empresa poderia tomar é incluir regras e escolhas virtuosas na política de viagens.
O futuro dos gestores de viagens está, portanto, intimamente ligado à utilização eficaz dos dados e isso não pode prescindir de ferramentas digitais. A Alma Travel disponibiliza às empresas o Almapp: uma aplicação que permite ter uma visão completa do processo de gestão de viagens, desde as reservas até ao reporte das despesas dos colaboradores que viajam, sem nunca ultrapassar os limites impostos pela política de viagens. Nossos sistemas são customizados e processam todas as informações de cada viagem da empresa para permitir análises precisas, visando melhorar os processos internos de tomada de decisão da empresa.
Além disso, as nossas aplicações prestam especial atenção à redução das emissões de CO2 durante viagens de negócios. Os nossos sistemas criam relatórios detalhados sobre as emissões de CO2 com base na escolha do meio de transporte, para ajudar as empresas clientes a tomar decisões informadas e contribuir para uma maior sustentabilidade ambiental.