Gestionar los pagos de viajes con tarjetas de empresa no es sólo el futuro de la gestión de viajes, sino también la solución más ventajosa. ¡Aquí porque!
La gestión de los pagos digitales durante los viajes de empresa representa una comodidad y una ventaja en todos los frentes: para el empleado en viaje, para la empresa, para la agencia de viajes y para el medio ambiente. Por otro lado, la evolución de las tecnologías y los hábitos, tanto colectivos como individuales, avanza hacia un futuro sin efectivo y hoy es un momento decisivo en esa dirección. De hecho, hace apenas unos días se hizo obligatorio para todos los comercios aceptar pagos de cualquier importe, incluso con tarjeta de crédito. En este artículo queremos hacer un balance de por qué gestionar los pagos de viajes de negocios con circuitos virtuales ayuda a gestionar los gastos, los informes y las posibles quejas.
Las empresas se encuentran gestionando los gastos más dispares, que van desde los viajes hasta los desplazamientos in situ, desde las comidas hasta el alojamiento. Si multiplicamos estos índices de gastos por todos los empleados que viajan, entendemos lo importante que es realizar un seguimiento y mantener todos los movimientos presupuestarios juntos. Las tarjetas de empresa, ya sean de crédito o débito, son útiles para mantener bajo control el presupuesto de la empresa. No sólo eso, los métodos de pago digitales permiten rastrear todos los gastos realizados con la cuenta de la empresa en una única base de datos. Gracias a las herramientas de la aplicación que recopilan toda la información, es posible dividir fácilmente los costos y gastos de viaje. De esta manera las oficinas administrativas pueden analizar los gastos de viaje e información relevante para la gestión de los viajes de negocios.
Las ventajas de una tarjeta corporativa vinculada a una cuenta en una plataforma de gestión de viajes son varias. Aquí hay una lista de dichos beneficios:
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- Control de gastos de viaje. Una tarjeta de empresa para gastos de viaje te permite tener un mayor control sobre tus movimientos económicos, pero también una mayor transparencia y la posibilidad de analizar los gastos de viaje. Gracias a los sistemas de pago centralizados es posible verificar las transacciones para evitar gastos no autorizados o no acordes con la Política de Viajes de la empresa.
- Optimización del trabajo y protección del viajero. Poder realizar un seguimiento del informe de gastos en tiempo real a través de un software de gestión permite reducir significativamente los anticipos solicitados a los empleados, gracias al pago centralizado de gastos.
- Reducción de costes indirectos. Simplificar el proceso de control de los gastos de viaje le garantiza ahorrar tiempo y dinero. Un panorama completo y al mismo tiempo detallado de los gastos de viaje le permite tener poder de negociación con los proveedores.
- Simplificación de procesos. En cierto sentido esta ventaja es transversal a las enumeradas anteriormente, pero centrémonos en un aspecto: tener un archivo digital disponible, actualizado en tiempo real con pagos desde la misma cuenta y personalizable, asegura a la administración una reducción decisiva del tiempo de verificación. su informe de gastos.
El software de reserva de viajes representa, por tanto, una solución capaz de facilitar el pago de los viajes de negocios y aumentar la productividad de todo el proceso de principio a fin. Para elegir el mejor software de reservas integrado con la gestión de pagos digitales, primero debes asegurarte de que la aplicación permita la automatización de la gestión de datos, desde las reservas hasta las solicitudes de reembolso de gastos.
AlmApp para optimizar los procesos de toma de decisiones corporativas y promover opciones sostenibles
Alma Travel, empresa italiana especializada en la gestión de viajes de negocios, ha creado AlmAPP, una aplicación móvil destinada a la digitalización de todo el del viaje de negocios, desde la reserva del viaje hasta la declaración de los gastos posteriores al viaje de negocios.
El punto fuerte de esta herramienta reside sin duda en la capacidad de personalizar la experiencia del usuario, que consigue gestionar de forma centralizada todas las solicitudes de viaje de los empleados. El valor añadido de AlmAPP consiste en que se integra al 100% con el software de gestión de la empresa, permitiendo controlar de forma rápida y puntual los gastos de viaje. Las herramientas de gestión de Alma Travel son capaces de procesar todos los datos y detalles relacionados con los viajes de los empleados para tener en cuenta la imagen completa y el historial de la información. Esta conciencia es estratégicamente importante para las empresas, que luchan por la optimización de los procesos de gestión de la empresa y el control oportuno de los gastos de viaje.
Otro servicio del que estamos especialmente satisfechos es el informe detallado de emisiones de CO2 que facilitamos en el momento de la solicitud, en función del medio de transporte elegido. Un valor añadido que ofrecemos y que creemos que puede jugar un papel muy importante en la toma de decisiones corporativas y por tanto para la comunidad.
Por último, nuestro certificado ESG con calificación A+ que contribuye a tener una cadena de proveedores sostenible en el balance de sostenibilidad ambiental de las empresas.