Beneficios de los informes detallados para la planificación estratégica corporativa
La generación de informes detallados es un pilar fundamental para la planificación estratégica de viajes corporativos. Cada persona involucrada en el proceso de gestión de viajes tiene una responsabilidad tanto con las finanzas como con el crecimiento y las políticas comerciales. Sin embargo, mantener juntas las elecciones, preferencias y acciones de cada individuo no es una cosa sencilla porque, entre las diferentes etapas, se introducen dispersiones presupuestarias, gastos inesperados y lagunas en la presentación de informes. Los controles ex post para verificar si los informes de gastos se han elaborado según las políticas de la empresa ya no son suficientes. De hecho, más que nunca se necesitan herramientas capaces de recopilar todos los datos, leerlos y, por tanto, identificar de antemano las tendencias del mercado y el comportamiento de los empleados en viajes de negocios . Es importante cuestionar el impacto de la tecnología que ya se encuentra en la fase de planificación y preguntarse cómo el uso de la inteligencia artificial garantiza los beneficios de la presentación de informes detallados para la planificación corporativa estratégica de los recursos económicos y humanos.
Gestión financiera mejorada
Las soluciones tecnológicas, así como la aplicación de la IA en los informes, simplifican operaciones que de otro modo serían complejas; Además, delimita el espacio de acción de cada usuario, evitando gastos no autorizados o resaltando costes ocultos que realmente son significativos. Entonces, la primera ventaja obvia es que las herramientas digitales garantizan un seguimiento oportuno y en tiempo real de los gastos . Esto también permite calcular con mayor precisión el retorno de la inversión (ROI) : una de las prioridades que acertadamente tiene en cuenta una empresa. Las herramientas que utilizan IA permiten recopilar una gran cantidad de datos, leer el historial según sea necesario y luego proporcionar informes periódicos que ayudan a la organización a comprender qué proyectos o actividades generan los mejores resultados en términos de ganancias .
Una gestión precisa y una presentación de informes detallada contribuyen a alcanzar este objetivo mediante la asignación eficiente de recursos, también en previsión de riesgos o áreas de crecimiento . Además, con datos detallados, la empresa puede planificar viajes económicos hasta el más mínimo detalle con escenarios y opciones basados también en posibles variaciones del mercado. Además, tener informes de gastos en mano ayuda a la empresa a negociar mejores condiciones con los proveedores sin comprometer la calidad de los servicios ofrecidos.
Tercer punto: gracias a una visión clara de gastos e ingresos, el empresario puede asignar recursos de manera más estratégica, dirigiéndolos hacia las áreas que ofrecen mayor potencial de crecimiento.
La nueva frontera del Travel Manager para el análisis de datos
La inteligencia artificial ha entrado más o menos directamente en muchos aspectos de la gestión documental de las empresas, desde el marketing hasta las relaciones con los clientes. ¿Por qué la gestión de viajes debería ser menor? La recopilación a gran escala de datos de viajes, la posibilidad de recopilarlos en un único archivo y darles una lectura, puestos a disposición de la inteligencia generativa, permiten a esta última proporcionar predicciones fiables sobre cómo se utilizará el presupuesto : un dato histórico transmitido el tamiz de la IA nos permite tener una visión global y detallada que una mente humana no sería capaz de armar ; al menos en poco tiempo. Esto conduce a otro beneficio que los informes detallados gracias a la IA garantizan a la empresa. No hablamos esta vez de recursos económicos, sino de recursos humanos. El gestor de viajes y la administración ya no tienen que examinar manualmente las reservas de los empleados primero y los gastos realizados después para comparar su cumplimiento con las directrices de la empresa. De este modo, el departamento de contabilidad también se libera de la desagradable carga de tener que informar a sus compañeros de cualquier infracción. Los algoritmos de aprendizaje automático, debidamente entrenados, pueden enviar alertas en tiempo real si se llevan a cabo comportamientos que no están en línea con las políticas de la empresa.
Pasemos a otro lado positivo que la empresa puede encontrar en el uso de un software de gestión de viajes. Cualquier planificación estratégica requiere información precisa y oportuna. El Travel Manager que quiera proponer mejoras a la política de viajes deberá demostrar, con papeles en mano, la oportunidad real de esos cambios. Esta información ayuda a identificar oportunidades de crecimiento empresarial, posible optimización del gasto en viajes y cambios en el comportamiento del personal que viaja. Lo mismo se aplica en el caso de cambios en beneficio del bienestar de los empleados que viajan. Hablar de los nuevos hábitos o necesidades de los viajeros para entusiasmarlos es más convincente con datos que respalden las propuestas. En este caso, los informes detallados proporcionan una base sólida para tomar decisiones informadas y estratégicas con respecto a la política de viajes.
Implementación de herramientas digitales.
El desafío actual es conciliar las ventajas que ofrece la IA en los procesos de presentación de informes con las personas. Para maximizar los beneficios de los informes detallados, la mejor opción es adoptar herramientas digitales avanzadas pero supervisadas por equipos de expertos . Muchas empresas ya lo están haciendo. Plataformas como Almapp for Business Travel de Alma Travel , por ejemplo, ofrecen soluciones integradas para la gestión y generación de informes de gastos de viaje, proporcionando informes detallados en tiempo real. Como ya se mencionó, estas herramientas son un aliado importante para el trabajo del Travel Manager, especialmente en sus actividades estratégicas. Tener una única herramienta digital disponible no solo ayuda a comprender las áreas de mejora en la asignación del presupuesto de viajes, sino que también permite limitar las elecciones de los empleados a las directrices de la política de viajes.